Conceito e prática de gestão de documentos
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada tenha sido tão revolucionário quanto o desenvolvimento da concepção teórica e dos desdobramentos práticos da gestão.
A gestão de documentos é uma operação arquivística, “o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
Embora sua concepção teórica e prática tenha se desenvolvido após a Segunda Guerra Mundial, a partir dos E.U.A. e do Canadá, a gestão de documentos teve suas raízes no final do século XIX, em função dos problemas detectados nas administrações públicas destes dois países, referentes ao uso e guarda da documentação.
Na primeira metade do século XX criaram-se comissões que visavam tornar mais eficiente o uso dos documentos por parte da administração pública.
Vale ressaltar que durante esse período, as instituições arquivísticas (públicas) caracterizavam-se pela função de órgãos estritamente de apoio à pesquisa, comprometidas com a conservação e o acesso aos documentos considerados de valor histórico.
Paralelamente iniciava-se a era da chamada administração “científica”, que procurava mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rápida. A palavra-chave das administrações dos países desenvolvidos – sobretudo gestão de documentos os E. U. A. – , passou a ser eficiência.
A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas documentais gerou o conjunto de princípios da gestão de documentos, os quais resultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar e modernizar as administrações. Não se tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das próprias instituições arquivísticas. A gestão de documentos veio a contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos:
· ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente;
· ao garantir a melhor organização desses documentos, caso tivessem valor permanente;
· ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente;
· ao definir criteriosamente a parcela dos documentos que constituiriam o patrimônio arquivístico do país, ou seja, 5% da massa documental produzida (segundo a UNESCO).
No VIII Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Washington, em 1976, a gerou maior consciência em todo o governo, no caso norte-americano, quanto ao significado dos documentos, qualquer que fosse o suporte, e as suas necessidades de conservação.
As instituições arquivísticas públicas, particularmente os Arquivos Nacionais dos Estados Unidos e do Canadá, adquiriram uma nova feição, assumindo também a função de órgão de apoio à administração pública, com a competência de orientar programas de gestão de documentos nos diversos órgãos governamentais.
A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
Considerando a literatura da área e as práticas desenvolvidas em alguns países, pode-se sugerir que as políticas arquivísticas têm como pressuposto:
· o reconhecimento da informação governamental como um recurso fundamental para o Estado e a sociedade civil;
· a informação governamental contempla a sociedade civil com o conhecimento do Estado e da própria sociedade civil – passado e presente;
· a informação assegura transparência ao Estado, facilitando ao governo administrar suas diversas funções sociais;
· o livre fluxo de informação entre Estado e sociedade civil é essencial para uma sociedade democrática: cabe, assim, ao governo minimizar a carga de demanda sobre a sociedade civil, diminuindo o custo de suas atividades de informação e maximizando a utilização da informação governamental;
· os benefícios sociais derivados da informação governamental devem exceder os custos públicos da informação, ainda que tais benefícios não possam ser sempre quantificáveis;
· a gestão de documentos (correntes e intermediários) governamentais é essencial para assegurar transparência e, em conjunto com a administração dos arquivos permanentes, proteger os documentos históricos e assegurar direitos legais e financeiros ao Estado e à sociedade;
· o intercâmbio transparente e eficiente da informação científica e tecnológica, estimula a excelência na pesquisa científica e o uso efetivo dos recursos públicos de apoio à pesquisa e ao desenvolvimento;
· a tecnologia da informação não é um fim em si mesmo, trata-se de um conjunto de recursos que auxilia a efetividade e eficiência das ações do governo.
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